Google Meet ir DI: kaip po susitikimo gauti aiškų darbų sąrašą

Susitikimas baigėsi, visi išsiskirstė, o po savaitės paaiškėja, kad niekas nežino, kas turėjo paskambinti tiekėjui. Tai viena dažniausių smulkaus verslo laiko praradimo priežasčių. Šioje ciklo „AI kasdieniams darbams“ dalyje (8/12) parodysime, kaip „Google Meet“ ir dirbtinis intelektas (DI) gali padėti po susitikimo per kelias minutes gauti aiškų darbų sąrašą su atsakingais asmenimis ir terminais.

Svarbu iš karto: patogiausia „Google Meet“ funkcija „Take notes for me“ šiuo metu veikia ne visomis kalbomis ir ne visuose planuose. Todėl aprašysime du kelius: kai susitikimas vyksta palaikoma kalba ir kai kalbama lietuviškai.

Ką sužinosite

• Kaip patikrinti, ar jums veiks „Take notes for me“.
• Kaip ją įjungti ir kur rasti susitikimo užrašus.
• Kaip po susitikimo sukurti laiško juodraštį ar užduotis „Google Tasks“.
• Ką daryti, jei susitikimas vyksta lietuviškai.
• Kaip patikrinti DI parengtą darbų sąrašą prieš jį išsiunčiant.

1. Patikrinkite, ar jums veiks „Take notes for me“

„Take notes for me“ – tai „Gemini“ funkcija, kuri susitikimo metu klauso pokalbio, parengia santrauką ir išskiria tolesnius veiksmus. Prieš ja pasikliaudami, patikrinkite tris dalykus.

Planas. Funkcija prieinama tam tikriems „Google Workspace“ verslo planams (pvz., Business Standard ir Plus, Enterprise Standard ir Plus), o nuo 2026 m. birželio – ir asmeninių „Google AI Pro“ bei „Ultra“ prenumeratų naudotojams. Svarbu, kad tinkamą planą turėtų susitikimo organizatorius.

Kalba. „Google“ pagalbos puslapyje nurodyta, kad užrašai daromi aštuoniomis kalbomis: anglų, prancūzų, vokiečių, italų, japonų, korėjiečių, portugalų ir ispanų. Lietuvių kalbos šiame sąraše šiuo metu nėra. Be to, viename susitikime palaikoma tik viena kalba – jei pusė pokalbio vyksta lietuviškai, o pusė angliškai, rezultatas bus nepatikimas.

Trukmė. „Google“ rekomenduoja funkciją naudoti susitikimams, kurie trunka nuo 15 minučių iki 8 valandų.

Jeigu bent viena sąlyga netenkinama, pereikite prie 4 skyriaus – ten aprašytas būdas veikia bet kokia kalba.

2. Kaip įjungti užrašus palaikoma kalba

Jei jūsų komandos susitikimai vyksta, pavyzdžiui, angliškai, o planas tinkamas:

1. Prisijunkite prie „Google Meet“ susitikimo, kurį organizuojate.
2. Viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite pieštuko piktogramą („Take notes with Gemini“).
3. Patikrinkite, kokia susitikimo kalba nurodyta, ir pradėkite užrašų darymą.
4. Jei norite, kad užrašai būtų daromi visada, įjunkite tai „Meet“ nustatymų skiltyje „Meeting records“.

Visi dalyviai matys pranešimą, kad užrašai daromi. Pasibaigus susitikimui, užrašai išsaugomi kaip „Google Docs“ dokumentas „Google Drive“, o organizatorius gauna el. laišką su santrauka ir veiksmų sąrašu.

Nuo 2026 m. balandžio užrašų skiltis galima pritaikyti: susitikimo metu galima įjungti ar išjungti santrauką („Summary“), sprendimus („Decisions“), tolesnius žingsnius („Next steps“) ir detales („Details“). Darbų sąrašui svarbiausia – „Next steps“.

3. Po susitikimo: laiško juodraštis ir „Google Tasks“

2026 m. spalio mėnesį „Google“ pristatė dar vieną patogumą – tolesnių žingsnių rutinas („next steps“). Pasibaigus susitikimui, ekrane po skambučio ieškokite skilties „Routines for this meeting“. Ten vienu paspaudimu galima:

• paruošti tolesnio laiško juodraštį „Gmail“;
• perkelti veiksmų punktus į „Google Tasks“.

Šios rutinos rodomos tik tada, kai susitikimo metu buvo įjungta „Take notes for me“. Jos skirtos tam tikriems „Workspace“ verslo, „Enterprise“ ir švietimo planams, o naujos funkcijos pasiekia paskyras palaipsniui, todėl jūsų paskyroje jų gali dar nebūti.

Svarbu: laiškas lieka juodraštis. Prieš siųsdami jį perskaitykite ir patikrinkite, ar DI nepriskyrė užduoties ne tam žmogui.

4. Jei susitikimas vyksta lietuviškai

Lietuviškam susitikimui automatinių „Gemini“ užrašų „Meet“ programoje kol kas nėra. Tačiau DI vis tiek gali sutaupyti daug laiko – tik jam reikia jūsų trumpų užrašų.

Susitikimo metu vienas žmogus fiksuoja tik esmę: kas nuspręsta, kas ką darys ir iki kada. Nereikia rašyti pilnų sakinių – pakanka trumpų eilučių. „Meet“ subtitrai lietuvių kalba (pažymėti kaip beta versija) gali padėti sekti pokalbį, bet jie nepakeičia susitikimo santraukos.

Po susitikimo užrašus įklijuokite į „Gemini“, „ChatGPT“ ar kitą DI pokalbių įrankį su tokiu prašymu:

„Iš šių susitikimo užrašų sudaryk darbų sąrašą lentele: užduotis, atsakingas asmuo, terminas, pastabos. Neišgalvok jokių vardų ar datų. Jei atsakingas asmuo ar terminas nenurodytas, rašyk ‚NENURODYTA‘. Atskirai išvardink sprendimus ir atvirus klausimus.“

Mokomasis pavyzdys (išgalvotas). Trijų žmonių e. parduotuvės komandos užrašai:

• kalėdinė akcija nuo gruodžio 1 d., nuolaida 15 %
• Rasa paruoš banerius iki penktadienio
• Tomas susisieks su kurjeriu dėl didesnių siuntų kiekių
• dar neaišku, ar dovanų pakavimas bus nemokamas

DI tokius užrašus paverčia trimis eilutėmis: Rasa – baneriai – iki penktadienio; Tomas – kurjerio sąlygos – NENURODYTA; o dovanų pakavimas atsiduria atvirų klausimų sąraše. Būtent žymė „NENURODYTA“ yra naudingiausia: ji iškart parodo, kur susitikime trūko aiškumo.

Gautą lentelę galite nukopijuoti į „Google Tasks“, „Google Sheets“ ar tiesiog įklijuoti į laišką komandai.

5. Patikrinkite darbų sąrašą prieš jį išsiųsdami

DI santrauka yra juodraštis, o ne protokolas. Prieš siųsdami komandai:

• palyginkite kiekvieną užduotį su savo užrašais;
• patikrinkite vardus ir datas – DI gali sumaišyti panašius vardus ar savaitės dienas;
• įsitikinkite, kad atvirieji klausimai nepavirto „sprendimais“;
• jei naudojate „Take notes for me“, peržiūrėkite, kam suteikta prieiga prie užrašų dokumento.

Privatumas ir sutikimas

Prieš naudodami bet kokį DI įrankį susitikimo turiniui, įvertinkite, ar kalbama apie klientų asmens duomenis, kainas ar kitą konfidencialią informaciją. Įspėkite dalyvius, kad bus daromi DI užrašai – „Take notes for me“ tai padaro automatiškai, bet savo užrašus kopijuojant į kitą įrankį atsakomybė tenka jums. Nekopijuokite į DI įrankius asmens kodų, telefono numerių ar mokėjimo duomenų; jei reikia, pakeiskite juos bendrais žymenimis.

Dažniausios klaidos

Pasikliauti funkcija, kuri jūsų kalbai neveikia. Lietuviškame susitikime įjungti „Take notes for me“ neverta – geriau iš anksto paskirkite žmogų, kuris trumpai fiksuos sprendimus.

Siųsti DI santrauką neperskaičius. Klaidingai priskirta užduotis gali kainuoti daugiau nei pats susitikimas.

Neužrašyti terminų. Jei susitikime neįvardijama data, jos nesugalvos ir DI. Prieš baigdami susitikimą paklauskite: „Kas ir iki kada?“

Išvada

DI nepadarys susitikimų trumpesnių, bet gali užtikrinti, kad po jų liktų aiškūs darbai. Jei jūsų susitikimai vyksta palaikoma kalba ir turite tinkamą planą, „Take notes for me“ bei tolesnių žingsnių rutinos atlieka didžiąją dalį darbo automatiškai. Jei kalbate lietuviškai, užtenka kelių trumpų užrašų ir vieno gerai suformuluoto prašymo DI įrankiui.

Jeigu norite, kad susitikimų, užduočių ir klientų komunikacijos procesas jūsų versle veiktų sklandžiau, ROILEAKAI gali padėti įvertinti, kuriuos žingsnius verta automatizuoti ir kaip tai padaryti saugiai. Daugiau informacijos: https://roileakai.com/.