AI NUO NULIO
Kaip užpildyti Excel lentelę su ChatGPT: praktinis pavyzdys
Žingsnis po žingsnio parodyta, kaip pagal pateiktus šaltinius paruošti Excel lentelės užpildymo variantą ir patikrinti, ko trūksta.
Jei įmonės Excel šablone trūksta informacijos, o reikalingi duomenys yra kituose failuose, ChatGPT gali padėti juos sulyginti ir paruošti užpildymo variantą. Šiame pavyzdyje dirbsime su išgalvotu prekių katalogu ir nebandysime spėti trūkstamos kainos.
ChatGPT priima įprastus skaičiuoklių formatus, įskaitant XLSX, tačiau galimybės ir limitai priklauso nuo paskyros, plano, modelio ir darbo aplinkos. Todėl prieš pradėdami patikrinkite, ar prie pokalbio galite pridėti failus.
Pavyzdys: du failai ir vienas šablonas
Tarkime, įmonės šablone yra šie stulpeliai: prekės kodas, pavadinimas, aprašymas, kaina eurais ir kategorija. Kitame faile yra tiekėjo informacija:
| Prekės kodas | Pavadinimas | Aprašymas | Kaina | Kategorija |
|---|---|---|---|---|
| P001 | Belaidė pelė | Optinė USB pelė | 12,90 € | Kompiuterių priedai |
| P002 | Klaviatūra | Laidinė USB klaviatūra | 19,50 € | Kompiuterių priedai |
| P003 | Monitoriaus stovas | Reguliuojamo aukščio stovas | Nenurodyta | Biuro prekės |
P003 kaina šaltinyje nepateikta. Jos nereikia ieškoti spėjant ar prašyti AI ją sukurti: trūkstamą lauką paliksime tuščią ir pažymėsime peržiūrai.
Kaip dirbti su ChatGPT
- Pasidarykite kopijas. Išsaugokite originalų šabloną ir tiekėjo failą. Dirbkite su kopijomis, kad galėtumėte palyginti rezultatą ir grįžti prie pradinių duomenų.
- Pridėkite tik reikalingus failus. Jei paskyroje leidžiama įkelti XLSX failus, pridėkite šabloną ir duomenų šaltinį. Jei tokios galimybės nėra, pateikite tik reikalingą, neįslaptintą lentelės ištrauką.
- Nurodykite susiejimo taisykles. Pavyzdžiui:
Turiu Excel šabloną ir tiekėjo duomenų failą. Susiek eilutes tik pagal tiksliai sutampantį prekės kodą. Šablone užpildyk pavadinimą, aprašymą, kainą ir kategoriją tik pagal tiekėjo failą. Išlaikyk stulpelių tvarką ir esamus įrašus. Jei duomenų nėra arba šaltiniai nesutampa, lauką palik tuščią ir sudaryk trūkstamų reikšmių sąrašą. Nieko neišgalvok ir netrink. Pirmiausia pateik trijų eilučių peržiūrą.
- Peržiūrėkite kelias eilutes. P001 turi gauti 12,90 € kainą, P002 – 19,50 €, o P003 kainos laukas turi likti tuščias. Jei rezultatas neatitinka šaltinių, pataisykite nurodymą ir bandykite dar kartą su maža duomenų ištrauka.
- Patikrinkite failą prieš naudodami. Palyginkite kodus, reikšmes, valiutą, datas, formules, lapų pavadinimus ir formatavimą su originalais. AI gali neteisingai perkelti duomenis, todėl galutinį failą patvirtinkite patys.
Ką būtina patikrinti prieš įkeliant duomenis
Įkelkite tik tuos failus, kuriuos leidžiama perduoti pasirinktai AI paslaugai. Įmonės taisyklės gali riboti klientų, darbuotojų, finansinių ar kitų konfidencialių duomenų naudojimą. Jei failo užduotį galima parodyti su išgalvotais duomenimis, pradėkite nuo tokio pavyzdžio. ChatGPT paskyros duomenų valdikliai priklauso nuo paskyros ir darbo aplinkos, todėl prieš perduodami jautrią informaciją patikrinkite savo nustatymus bei organizacijos politiką.
Jei norite pasilyginti skirtingus pokalbių įrankius, skaitykite ChatGPT, Google Gemini ir Samsung Galaxy AI palyginimą. Kai tą patį lentelių tvarkymo procesą kartojate nuolat, galima įvertinti ir AI automatizavimo sprendimus, paliekant žmogui galutinę rezultatų peržiūrą.
Svarbiausia
ChatGPT gali padėti greičiau susieti lentelės laukus su pateiktais šaltiniais, bet jis negali patikimai užpildyti informacijos, kurios šaltiniuose nėra. Išsaugokite originalus, nurodykite aiškias taisykles ir prieš naudodami ar siųsdami užpildytą failą patikrinkite kiekvieną svarbią reikšmę.